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👥 MonicaHQ — Présentation & Exploitation Premium (PRM / “Personal CRM”)

Gérer tes relations comme une mémoire augmentée : contacts, interactions, rappels, journal, événements

Optimisé pour reverse proxy existant • Permissions & rôles • SMTP • Backups & Rollback • Exploitation durable

TL;DR

  • MonicaHQ = un PRM (Personal Relationship Manager) : tu documentes tes relations (famille, amis, collègues) et tes interactions.
  • Objectif : ne plus “oublier” ce qui compte (dernière discussion, sujets, dates, préférences, contexte).
  • Une utilisation premium = structure, hygiène des données, rappels, champs personnalisés, sécurité d’accès, backups testés.

✅ Checklists

Pré-usage (avant d’embarquer d’autres personnes)

  • Décider du périmètre : perso / couple / équipe (petite org)
  • Définir conventions de saisie : tags, champs, événements, notes
  • Activer SMTP (invitations + notifications si utilisées)
  • Définir accès : SSO/forward-auth/VPN via reverse proxy existant
  • Définir une routine : “mise à jour hebdo” + “revue mensuelle”

Post-configuration (qualité opérationnelle)

  • Contacts importés (CSV si besoin) + dédoublonnage OK
  • Champs personnalisés validés (pas 50 dès le jour 1)
  • Rappels fonctionnels (anniversaires, “reprendre contact”)
  • Backups automatiques + test de restauration validé
  • Runbook “incident / maintenance” écrit (simple)

Tip

MonicaHQ est plus puissant quand tu t’imposes une hygiène : une note courte après un échange important, et une revue hebdomadaire.

Warning

Les données sont hautement personnelles. Traite l’instance comme un coffre : accès strict, sauvegardes chiffrées, logs prudents.

Danger

Évite d’y stocker des informations ultra sensibles (mots de passe, secrets, détails médicaux très précis) si tu n’as pas un modèle de sécurité mature.

1) MonicaHQ — Vision moderne

MonicaHQ n’est pas un carnet d’adresses.

C’est : - 🧠 Une mémoire structurée (faits + contexte) - 🔁 Un moteur de suivi (interactions, tâches, rappels) - 🗓️ Un journal relationnel (événements, conversations, timeline) - 🧩 Un système extensible (champs personnalisés, tags, API)

Cas d’usage typiques : - Onboarding social / pro (nouvelle ville, nouveau job) - Suivi client léger (TPE/solo) sans CRM lourd - Gestion familiale (anniversaires, préférences, événements) - Réseau (communautés, associations)

2) Architecture globale (concept)

flowchart LR User["👤 Utilisateur"] -->|HTTPS| RP["🛡️ Reverse Proxy existant\n(SSO / Forward Auth / ACL)"] RP --> Monica["👥 MonicaHQ\n(App)"] Monica --> DB["🗄️ Base de données"] Monica --> Storage["💾 Stockage persistant\n(uploads/avatars)"] Admin["🧑‍💻 Admin"] --> Backup["📦 Backups\n(DB + fichiers)"] Monitor["📈 Monitoring/Logs"] --> Monica Monitor --> DB

3) Modèle de données (pour bien structurer)

Entités clés

  • Contact : fiche centrale (infos, tags, relations)
  • Interaction : note / appel / rencontre / message (timestamp + contexte)
  • Activité / Journal : timeline d’événements
  • Rappels : anniversaires + “reprendre contact”
  • Champs personnalisés : adapter à ton besoin (projets, préférences, etc.)

Taxonomie premium (simple, durable)

  • Tags “rôle” : famille, amis, travail, asso
  • Tags “intérêt” : sport, tech, voyage
  • Tags “action” : follow-up, cadeau-idée, à-revoir
  • Convention interactions :
  • 1–3 phrases max
  • un point “next step” si nécessaire

4) Gouvernance & Permissions (si plusieurs utilisateurs)

Stratégie recommandée : - 👑 Admin : gestion instance, utilisateurs, paramètres - ✍️ Contributeurs : création/édition - 👀 Lecture : si tu veux un mode “consultation”

Bonnes pratiques : - Moindre privilège (least privilege) - Séparer “perso” et “partagé” si l’instance sert à plusieurs personnes - Éviter les exports non chiffrés

5) Configuration premium (sans recettes d’installation)

5.1 URL & reverse proxy

  • L’URL externe doit être stable (cookies, liens, redirections)
  • Si tu utilises un subpath (ex: /monica), respecte les recommandations de la doc (base URL, rewriting) et teste tous les liens.

5.2 SMTP (confort + fiabilité)

Objectifs : - invitations - notifications (si activées) - reset password

Checklist : - From address cohérente - DKIM/SPF/DMARC côté domaine (si envoi externe) - Test d’envoi validé

5.3 Champs personnalisés (éviter l’usine à gaz)

Commencer avec 5–10 champs max, puis itérer : - “Comment on s’est rencontrés” - “Dernier sujet important” - “Préférences cadeaux” - “Allergies” (si pertinent) - “Projets en commun”

Tip

Les champs personnalisés doivent rester rares et stables ; le reste va dans les interactions.

6) Workflows premium (usage “qui marche”)

6.1 Routine hebdomadaire (10 minutes)

  • Trier “à reprendre contact”
  • Ajouter 1 interaction pour les échanges importants
  • Planifier 1–3 rappels

6.2 Routine mensuelle (30 minutes)

  • Dédoublonner contacts
  • Nettoyer tags
  • Export/backup vérifié
  • Revue des rappels (éviter l’inflation)

7) Observabilité & “ops”

Ce que tu veux surveiller (simple) : - disponibilité HTTP (page login) - latence (si grosse base) - erreurs applicatives - santé DB - espace disque (uploads + DB)

Runbook minimal : - comment récupérer les logs - comment diagnostiquer un 500 - comment vérifier DB - comment restaurer un backup

8) Validation / Tests / Rollback

Tests de validation (smoke tests)

# 1) Service répond (via URL externe)
curl -I https://monica.example.tld | head

# 2) Vérifier page login (contenu basique)
curl -s https://monica.example.tld | head -n 30

Tests fonctionnels (manuel)

  • création contact
  • ajout interaction
  • ajout rappel
  • upload avatar
  • export (si utilisé)

Rollback (concept)

  • Restaurer DB + fichiers depuis le dernier backup validé
  • Vérifier intégrité : login + consultation + timeline
  • Documenter “retour arrière” en 5 étapes maximum

Warning

Un backup non testé = un backup imaginaire. Le test de restauration est obligatoire (mensuel idéalement).

9) Diagramme “cycle d’une interaction” (séquence)

sequenceDiagram participant U as Utilisateur participant M as MonicaHQ participant DB as Base de données U->>M: Ajoute une interaction (note courte + next step) M->>DB: Enregistre interaction + tags DB-->>M: OK U->>M: Planifie un rappel (reprendre contact) M->>DB: Enregistre rappel DB-->>M: OK U->>M: Revue hebdo (filtre rappels) M->>DB: Requête "due reminders" DB-->>M: Liste des actions

10) Sources — Images Docker (comme ton format demandé)

10.1 Image officielle “Docker Official Image” (la plus standard)

10.2 Image MonicaHQ historique (à connaître)

10.3 Image LinuxServer.io (LSIO) si tu préfères l’écosystème LSIO

10.4 Images GHCR (dev / next-gen selon branches)

✅ Conclusion

MonicaHQ devient “premium” quand : - tu imposes une structure minimale (tags + interactions courtes), - tu actives une routine (hebdo + mensuelle), - tu sécurises l’accès (reverse proxy existant + auth), - et tu traites les backups comme un produit (tests + rollback).